Peppol & e-facturatie vanaf 2026: wat elke ondernemer in België moet weten

Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige bedrijven elektronische facturen uitwisselen via het Peppol-netwerk. PDF's en papieren facturen voldoen dan niet meer. Dit blogbericht legt uit wat Peppol is, waarom het verplicht wordt en hoe jij je hier als ondernemer het best op voorbereidt.

Wat is Peppol?

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement Online en is een beveiligd netwerk waarmee bedrijven en overheden gestructureerde e-facturen (zoals XML) kunnen uitwisselen. Dit gebeurt automatisch, zonder manuele handelingen of foutgevoelige verwerking. In plaats van een pdf te mailen, verstuur je een digitale factuur die rechtstreeks verwerkt wordt door de boekhoudsoftware van je klant.

Waarom wordt e-facturatie via Peppol verplicht?

• Transparantie: Alle btw-transacties worden automatisch traceerbaar voor de fiscus.
• Efficiëntie: Geen fouten meer door overtypen of scannen van facturen.
• Snellere betaling: Digitale verwerking zorgt voor kortere betalingstermijnen.
• Beveiliging: Facturen reizen via gecertificeerde en versleutelde toegangspunten.

Wat verandert er concreet in 2026?

Vanaf 1 januari 2026 zijn Belgische bedrijven wettelijk verplicht om elektronische facturen te versturen én te ontvangen voor elke B2B-transactie tussen btw-plichtigen. Dit gebeurt via Peppol of een ander gestructureerd formaat dat gelijkwaardig is.

Wat zijn de risico’s als je niets doet?

• Facturen die je verstuurt via e-mail (PDF) worden geweigerd.
• Je loopt boetes op wegens niet-naleving van de wetgeving.
• Je komt onprofessioneel over bij klanten die wel voorbereid zijn.
• Je mist de kans om je facturatieproces te automatiseren.

Hoe maak je jouw onderneming Peppol-klaar?

1. Stap 1: Controleer of je huidige boekhoudsoftware Peppol ondersteunt. Zo niet, informeer bij je leverancier of overstap naar een moderne tool.
2. Stap 2: Activeer een Peppol-ID (dit gebeurt vaak automatisch via je software of via een dienst zoals Mercurius of Hermes).
3. Stap 3: Test tijdig de verzending van e-facturen, idealiter met enkele vertrouwde klanten of leveranciers.
4. Stap 4: Informeer je klanten dat je vanaf 2026 enkel nog elektronische facturen verstuurt.

Is e-facturatie ook verplicht voor kleine zelfstandigen?

Ja. Zolang je btw-plichtig bent, geldt de verplichting ook voor jou – of je nu een eenmanszaak hebt of een grotere onderneming. Alleen natuurlijke personen zonder btw-nummer of transacties met particulieren vallen voorlopig buiten deze verplichting.

Veelgemaakte fouten rond e-facturatie

• Denkfout: “Een pdf telt als digitale factuur.” – Fout. Enkel gestructureerde facturen zoals XML zijn geldig.
• Denkfout: “Ik doe te weinig omzet, dit geldt niet voor mij.” – Fout. Elke btw-plichtige onderneming valt onder de wet.
• Denkfout: “Ik wacht tot eind 2025.” – Fout. Software-implementaties vragen tijd. Begin nu.

Voordelen voor wie nu al overstapt

• Sneller betaald worden doordat de klant je factuur automatisch verwerkt.
• Lagere administratiekosten door minder manueel werk en fouten.
• Beter inzicht in je cashflow, factuurstatus en opvolging.
• Voorbereid op toekomstige verplichtingen zoals e-reporting (verwacht vanaf 2028).

Wat met facturen van klanten die nog niet klaar zijn?

Je kan (tijdelijk) parallel blijven werken met pdf én e-facturen. Toch is het raadzaam om nu al zoveel mogelijk over te schakelen. Nieuwe klanten kan je meteen informeren dat jij werkt met Peppol. Zo zorg je voor een professionele uitstraling en een gestroomlijnd proces.

Conclusie

Wacht niet tot 2025 om actie te ondernemen. Praat met je boekhouder, informeer bij je softwareleverancier en maak van e-facturatie via Peppol een competitief voordeel in plaats van een verplichting. Hoe vroeger je begint, hoe meer tijd je wint in 2026.

👉 Tip: Gebruik je Promotip voor je advertenties? Binnenkort integreren we automatische factuurverwerking, klaar voor Peppol! Hou onze updates in de gaten of neem contact met ons op voor meer info.